Żadnej firmy nie ominie potrzeba zarządzania informacją – również tych w postaci dokumentów. Ilość generowanych dokumentów zależy głównie od profilu działalności firmy oraz od liczby zatrudnionych pracowników. A im obszerniejsza dokumentacja, tym trudniej nią zarządzać bez skutecznych systemów, narzędzi oraz przestrzeni. W artykule omówimy najczęstsze problemy, które dotyczą gromadzenia, archiwizowania i niszczenia dokumentacji oraz podpowiemy, jak ich uniknąć. Krótko omówimy również, czym jest zarządzanie dokumentacją.
Na czym polega zarządzanie dokumentami w firmie?
Zarządzanie dokumentacją w firmie polega na jej gromadzeniu, przechowywaniu i udostępnianiu. Czynności powinny być jak najbardziej efektywne i uporządkowane, ponieważ obieg informacji wpływa na wydajność praktycznie wszystkich procesów biznesowych w przedsiębiorstwie. W praktyce firmy stosują mniej lub bardziej zaawansowane systemy zarządzania dokumentami, korzystają z usług firm zewnętrznych lub samodzielnie starają się usprawnić obieg dokumentacji.
Wszelkie niedociągnięcia w obrębie procesów związanych z zarządzaniem dokumentami w firmie mogą negatywnie wpływać na wyniki firmy – również te finansowe. Z kolei braki w dokumentacji, nieprzestrzeganie zasad związanych z ochroną danych osobowych lub nieprawidłowe niszczenie dokumentacji mogą spowodować firmę w problemy z prawem.
Brak miejsca na przechowywanie dokumentów? Rozwiązaniem jest digitalizacja
Mówiąc o archiwizowaniu i udostępnianiu dokumentów, nie sposób nie wspomnieć o digitalizacji. To nic innego jak zamiana wersji papierowej dokumentów w wersję cyfrową. Rozwiązanie to ma wiele zalet – oprócz łatwego i szybkiego udostępniania plików z informacjami, wymienić należy tutaj niższe koszty przechowywania.
Dokumentów nie trzeba składować w biurze, nie niszczą się pod wpływem czynników środowiskowych i są udostępniane jedynie osobom do tego upoważnionym. Tym sposobem rozwiązujemy problem braku miejsca w biurze oraz nie musimy martwić się o to, że dane wpadną w niepowołane ręce. Jak widać zarządzanie dokumentami w firmie w formie cyfrowej jest szybsze i bezpieczniejsze.
Zarządzanie dokumentacją w firmie a bezpieczeństwo danych
Bardzo dobrym sposobem na wdrożenie sprawnego i bezpiecznego systemu zarządzania dokumentami jest skorzystanie z gotowych rozwiązań, które oferują firmy zewnętrzne. Decydując się na współpracę z profesjonalistami, otrzymujemy gwarancję, że usługa zostanie wykonana zgodnie z najwyższymi standardami. Wdrożone systemy zarządzania dokumentami w firmie zostaną dostosowane do potrzeb, dzięki temu jako klient zapłacimy jedynie faktycznie za to, co usprawni nasze procesy.
Kolejną przeszkodą dla przedsiębiorców jest brak czasu na wykonanie niektórych czynności. Dotyczy to zarówno katalogowania dokumentów, jak i ich fizycznego niszczenia. Nieznajomość prawa lub błędy popełnione podczas katalogowania czy niszczenia dokumentacji mogą mieć negatywne konsekwencje dla przedsiębiorstwa. Tutaj doskonałym rozwiązaniem jest powierzenie archiwizacji i niszczenia dokumentacji firmom wyspecjalizowanym w tym zakresie. Dokumenty mogą być składowane w magazynach zewnętrznych, a dzięki systemom katalogowania, archiwista doskonale wie, kiedy można zniszczyć dany dokument. Dzięki temu zarządzanie dokumentami jest wydajne, nie zajmuje przestrzeni w firmie, a dane są całkowicie bezpieczne.
