Wypłata ekwiwalentu za urlop po rozwiązaniu umowy o pracę – co warto wiedzieć?

Data publikacji: 2025-11-18

Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop po rozwiązaniu umowy o pracę to temat, który budzi wiele pytań i wątpliwości wśród pracowników. Warto zrozumieć, jakie prawa przysługują w tej sytuacji oraz jakie kroki należy podjąć, aby skutecznie dochodzić swoich roszczeń.

Co to jest ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to rekompensata pieniężna, która przysługuje pracownikowi w sytuacji, gdy nie wykorzystał on przysługującego mu urlopu wypoczynkowego przed rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Prawo to wynika z art. 171 § 1 Kodeksu pracy, który jasno określa, że w przypadku niewykorzystania urlopu w całości lub w części z powodu zakończenia zatrudnienia, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Warto podkreślić, że ekwiwalent ten dotyczy zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego. Oznacza to, że pracownik ma prawo do rekompensaty za wszystkie dni, które mu przysługiwały, ale których nie udało się wykorzystać w trakcie trwania umowy o pracę.

Kiedy przysługuje ekwiwalent za urlop?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje w sytuacji, gdy:

umowa o pracę została rozwiązana lub wygasła,
pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu w naturze,
nie zawarto kolejnej umowy o pracę z tym samym pracodawcą bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej umowy.

Przykładowo, jeśli pracownik zakończył pracę w listopadzie 2025 roku i miał jeszcze niewykorzystane dni urlopowe, pracodawca jest zobowiązany wypłacić mu ekwiwalent za te dni w dniu ustania stosunku pracy.

Wyjątki od obowiązku wypłaty ekwiwalentu

W pewnych sytuacjach pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu. Dzieje się tak, gdy strony umowy postanowią, że niewykorzystany urlop zostanie wykorzystany w trakcie trwania kolejnej umowy o pracę zawartej bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej. Taka decyzja wymaga jednak zgody obu stron i powinna być odpowiednio udokumentowana.

Jak obliczyć wysokość ekwiwalentu?

Wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oblicza się na podstawie wynagrodzenia pracownika. Proces ten jest szczegółowo uregulowany w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku. W obliczeniach uwzględnia się:

stałe składniki wynagrodzenia w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu,
zmienne składniki wynagrodzenia wypłacone w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu,
składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Przykład: Jeśli pracownik zarabiał 5 000 zł brutto miesięcznie, a współczynnik urlopowy w 2025 roku wynosi 20,83, ekwiwalent za jeden dzień urlopu wyniesie:

5 000 zł ÷ 20,83 = 239,95 zł

Jakie kroki podjąć, gdy ekwiwalent nie został wypłacony?

W sytuacji, gdy pracodawca nie wypłacił należnego ekwiwalentu, pracownik ma kilka możliwości działania:

Wezwanie do zapłaty – W pierwszej kolejności warto przesłać do pracodawcy pisemne wezwanie do zapłaty, wskazując kwotę należnego ekwiwalentu oraz termin płatności.
Skarga do Państwowej Inspekcji Pracy – Jeśli wezwanie nie przyniesie rezultatu, można złożyć skargę do właściwego okręgowego inspektoratu pracy.
Pozew do sądu pracy – W przypadku braku reakcji ze strony pracodawcy, pracownik może złożyć pozew o zapłatę do sądu pracy.

Warto pamiętać, że roszczenie o wypłatę ekwiwalentu przedawnia się po trzech latach od dnia, w którym stało się wymagalne, czyli od dnia rozwiązania stosunku pracy.

Przykłady z życia

Przykłady sytuacji, w których pracownik może dochodzić swoich praw:

Pracownik budowlany, który nie otrzymał wynagrodzenia za dni wolne ustalane ustnie z pracodawcą, może złożyć pozew do sądu pracy.
Kierowca autobusu, któremu nie wypłacono ekwiwalentu za 20 dni urlopu, może zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy.
Pracownik sezonowy w gastronomii, pracujący na umowie zlecenie, może dochodzić swoich praw, jeśli udowodni, że faktycznie łączył go stosunek pracy z pracodawcą.

Jakie dokumenty są potrzebne?

Aby skutecznie dochodzić swoich roszczeń, warto zgromadzić niezbędne dokumenty, takie jak:

umowa o pracę,
świadectwo pracy,
dowody dotyczące ustaleń urlopowych (np. e-maile, wiadomości SMS),
potwierdzenia wynagrodzenia (np. paski wynagrodzeń, wyciągi bankowe).

Dlaczego termin wypłaty ekwiwalentu jest ważny?

Zgodnie z przepisami, ekwiwalent za niewykorzystany urlop powinien być wypłacony najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy. Opóźnienie w wypłacie może skutkować koniecznością zapłaty odsetek za zwłokę. Ustalenie jasnych terminów wypłaty ekwiwalentu eliminuje ryzyko sporów między pracownikiem a pracodawcą.

Podsumowanie najistotniejszych informacji

Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop to obowiązek pracodawcy wynikający z Kodeksu pracy. Pracownik ma prawo do tej rekompensaty w sytuacji, gdy nie wykorzystał przysługującego mu urlopu przed zakończeniem umowy o pracę. Warto znać swoje prawa i wiedzieć, jakie kroki podjąć w przypadku ich naruszenia.

Co warto zapamietać?:

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to pieniężna rekompensata za dni urlopowe, które pracownik nie wykorzystał przed rozwiązaniem umowy o pracę.

Pracownik ma prawo do ekwiwalentu, jeśli umowa została rozwiązana, a urlop nie został wykorzystany, oraz nie zawarto nowej umowy z tym samym pracodawcą.

Wysokość ekwiwalentu oblicza się na podstawie wynagrodzenia, uwzględniając stałe i zmienne składniki wynagrodzenia oraz współczynnik urlopowy.

W przypadku braku wypłaty ekwiwalentu, pracownik może wysłać wezwanie do zapłaty, złożyć skargę do PIP lub pozew do sądu pracy.

Ekwiwalent powinien być wypłacony najpóźniej w dniu rozwiązania umowy; opóźnienie może skutkować odsetkami za zwłokę.