Rewolucje podatkowe, choć niosą za sobą wiele korzyści dla firm i instytucji, często spotykają się z wyzwaniami na etapie ich wdrażania. Tak też jest w przypadku Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), którego obowiązkowe stosowanie zostało przesunięte przez rząd na późniejszy termin. Zmiana ta to odpowiedź na uwagi zgłaszane przez przedsiębiorców, jak również na potrzebę dodatkowego czasu na przygotowanie systemów informatycznych i dostosowanie procesów w firmach.Czym jest KSeF i jakie niesie zmiany?
Krajowy System e-Faktur to elektroniczna platforma, która umożliwia wystawianie, odbieranie i archiwizację faktur w jednolitym formacie. Ma ona na celu uproszczenie procesów księgowych, ograniczenie liczby błędów oraz poprawę transparentności rozliczeń podatkowych. System jest częścią szeroko zakrojonych działań digitalizacyjnych, mających usprawnić zarządzanie podatkami w Polsce.
Dla przedsiębiorstw oznacza to rezygnację z papierowych faktur na rzecz elektronicznych, co nie tylko redukuje koszty, ale także zmniejsza wpływ na środowisko. Dzięki standaryzacji formatów faktur procesy księgowe mogą przebiegać szybciej i sprawniej.
Powody przesunięcia terminu wdrożenia
Pierwotnie obowiązek korzystania z KSeF (więcej o KSeF: https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/) miał wejść w życie 1 lipca 2024 roku. Jednakże liczne sygnały ze strony przedsiębiorców oraz organizacji branżowych wskazywały, że wiele firm nie jest jeszcze gotowych na tak dużą zmianę. Główne problemy dotyczyły:
-
Braku gotowości systemów informatycznych – wielu dostawców oprogramowania do księgowości wymaga dodatkowego czasu na wdrożenie niezbędnych aktualizacji i testów.
-
Niedostatecznej znajomości systemu wśród firm – przedsiębiorcy potrzebują dodatkowych szkoleń oraz materiałów edukacyjnych, aby w pełni zrozumieć działanie KSeF.
-
Obaw przed potencjalnymi problemami technicznymi – wdrożenie tak dużego projektu zawsze wiąże się z ryzykiem wystąpienia usterek, co mogłoby wpłynąć na płynność działań firm.
Rząd zdecydował się przesunąć termin wdrożenia KSeF na 1 lutego 2026 roku. To dodatkowy czas, który ma pozwolić przedsiębiorcom na lepsze przygotowanie się do nowych wymogów.
Korzyści płynące z przesunięcia terminu
Zmiana terminu to ukłon w stronę biznesu, który zyskał więcej czasu na adaptację. Przedsiębiorcy mogą teraz:
-
Dokładnie przetestować systemy księgowe – wdrożenie nowego oprogramowania zawsze wiąże się z koniecznością sprawdzenia, czy wszystko działa bez zarzutu.
-
Przeszkolić pracowników – użytkowanie KSeF wymaga znajomości nowych procedur, a dodatkowy czas może zostać przeznaczony na organizację szkoleń.
-
Dostosować procesy wewnętrzne – wdrożenie nowych technologii to nie tylko zmiana narzędzi, ale także konieczność zmiany procesów biznesowych.
Jak firmy powinny wykorzystać dodatkowy czas?
Przesunięcie terminu wdrożenia KSeF nie oznacza, że przedsiębiorcy powinni czekać z przygotowaniami do ostatniej chwili. Wręcz przeciwnie, warto już teraz podjąć konkretne działania, takie jak współpraca z dostawcami oprogramowania, czyli kontakt z firmami odpowiedzialnymi za systemy księgowe, aby upewnić się, że oprogramowanie będzie gotowe na czas. Testowanie rozwiązań, czyli przeprowadzanie testów na wczesnym etapie pozwoli wykryć potencjalne problemy i uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek. Równie istotna jest edukacja zespołów, czyli organizacja szkoleń dla pracowników w zakresie obsługi systemu i znajomości nowych przepisów podatkowych. Końcowa analiza, czyli audyt procesów księgowych w firmie pozwoli na optymalizację pod kątem wymogów KSeF, a tym samym podsumowanie całego wdrożenia.
Podsumowanie
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to krok w stronę nowoczesnej i bardziej transparentnej gospodarki. Choć przesunięcie terminu obowiązkowego korzystania z KSeF oznacza więcej czasu na przygotowania, nie warto odkładać tego procesu na ostatnią chwilę. Dzięki odpowiedniemu planowaniu i współpracy z ekspertami firmy mogą nie tylko sprostać nowym wymaganiom, ale również wykorzystać KSeF jako narzędzie do usprawnienia swoich działań księgowych i podatkowych.
Artykuł sponsorowany
