Wypowiedzenie umowy o pracę – jak to zrobić krok po kroku?

Data publikacji: 2025-11-18

Wypowiedzenie umowy o pracę to proces, który wymaga zarówno znajomości przepisów prawa pracy, jak i odpowiedniego przygotowania dokumentów. Niezależnie od tego, czy decyzja o zakończeniu współpracy wynika z inicjatywy pracownika, czy pracodawcy, istnieją określone zasady, które należy przestrzegać, aby wypowiedzenie było skuteczne i zgodne z przepisami. W tym artykule omówimy krok po kroku, jak prawidłowo przeprowadzić proces wypowiedzenia umowy o pracę.

Co to jest wypowiedzenie umowy o pracę?

Wypowiedzenie umowy o pracę jest jednostronnym oświadczeniem woli, które prowadzi do rozwiązania stosunku pracy. W przeciwieństwie do rozwiązania umowy za porozumieniem stron, wypowiedzenie nie wymaga zgody drugiej strony. Może zostać złożone zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę, jednak procedura i wymagania różnią się w zależności od strony inicjującej proces.

Wypowiedzenie może dotyczyć różnych rodzajów umów o pracę, takich jak umowy na czas nieokreślony, określony czy na okres próbny. W każdym przypadku konieczne jest spełnienie określonych wymogów formalnych, takich jak wskazanie okresu wypowiedzenia, przyczyny rozwiązania umowy (jeśli jest wymagane) oraz zachowanie odpowiedniej formy dokumentu.

Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę?

Przygotowanie wypowiedzenia umowy o pracę wymaga uwzględnienia kilku istotnych elementów. Dokument powinien być sporządzony w formie pisemnej i zawierać wszystkie niezbędne informacje, aby spełniał wymogi formalne określone w Kodeksie pracy. Oto, co powinno znaleźć się w wypowiedzeniu:

miejscowość i data sporządzenia dokumentu,
dane pracownika i pracodawcy,
oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę,
data zawarcia umowy i jej rodzaj,
okres wypowiedzenia i data jego zakończenia,
przyczyna wypowiedzenia (jeśli jest wymagana),
pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy,
podpis strony wypowiadającej umowę.

Warto pamiętać, że w przypadku wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony lub określony przez pracodawcę konieczne jest podanie konkretnej i rzeczywistej przyczyny rozwiązania umowy. Pracownik natomiast ma obowiązek wskazać przyczynę tylko w przypadku wypowiedzenia umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Okres wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy oraz stażu pracy pracownika u danego pracodawcy. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, okres wypowiedzenia może wynosić:

2 tygodnie – dla umów trwających do 6 miesięcy,
1 miesiąc – dla umów trwających od 6 miesięcy do 3 lat,
3 miesiące – dla umów trwających powyżej 3 lat.

W przypadku umów na okres próbny, okres wypowiedzenia wynosi od 3 dni do 2 tygodni, w zależności od długości trwania umowy. Warto również pamiętać, że okres wypowiedzenia kończy się zawsze w sobotę lub na koniec miesiąca.

Jak złożyć wypowiedzenie?

Wypowiedzenie umowy o pracę powinno być złożone w sposób umożliwiający drugiej stronie zapoznanie się z jego treścią. Można je wręczyć osobiście, za pośrednictwem osoby upoważnionej lub przesłać pocztą poleconą za potwierdzeniem odbioru. W przypadku przesyłki pocztowej okres wypowiedzenia rozpoczyna się od dnia potwierdzenia odbioru dokumentu przez adresata.

Forma dokumentu

Chociaż wypowiedzenie w formie ustnej jest skuteczne, to jednak zgodnie z przepisami prawa pracy powinno być sporządzone na piśmie. Dokument w formie pisemnej daje możliwość udowodnienia, że wypowiedzenie zostało złożone zgodnie z przepisami. W przypadku sporu przed sądem pracy, brak pisemnego wypowiedzenia może działać na niekorzyść strony inicjującej rozwiązanie umowy.

Wypowiedzenie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia

Rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia jest możliwe tylko w określonych sytuacjach przewidzianych w Kodeksie pracy. Pracownik może złożyć takie wypowiedzenie, jeśli pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec niego. Pracodawca natomiast może rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym w przypadku ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, popełnienia przestępstwa przez pracownika lub utraty przez niego uprawnień wymaganych do wykonywania pracy.

Przyczyny wypowiedzenia bez okresu wypowiedzenia

Przyczyny wypowiedzenia bez zachowania okresu wypowiedzenia muszą być jasno określone i uzasadnione. Przykłady takich sytuacji to:

brak wypłaty wynagrodzenia przez pracodawcę,
ciężkie naruszenie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy przez pracodawcę,
zawiniona utrata uprawnień przez pracownika,
popełnienie przestępstwa przez pracownika w trakcie trwania stosunku pracy.

Warto pamiętać, że w przypadku wypowiedzenia w trybie natychmiastowym, strona składająca wypowiedzenie musi być w stanie udowodnić zasadność swojego działania w razie ewentualnego sporu sądowego.

Jakie prawa przysługują pracownikowi w okresie wypowiedzenia?

W okresie wypowiedzenia pracownik ma prawo do pełnego wynagrodzenia oraz innych świadczeń wynikających z umowy o pracę. Pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia, jednak nadal ma obowiązek wypłacić mu wynagrodzenie za ten czas.

Dni wolne na poszukiwanie pracy

Pracownikowi, któremu przysługuje co najmniej dwutygodniowy okres wypowiedzenia, przysługują dni wolne na poszukiwanie pracy. Ich wymiar zależy od długości okresu wypowiedzenia:

2 dni robocze – przy 2-tygodniowym lub 1-miesięcznym okresie wypowiedzenia,
3 dni robocze – przy 3-miesięcznym okresie wypowiedzenia.

Dni wolne na poszukiwanie pracy są płatne, a ich niewykorzystanie nie uprawnia pracownika do otrzymania ekwiwalentu pieniężnego.

Najczęstsze błędy podczas składania wypowiedzenia

Proces wypowiedzenia umowy o pracę wymaga staranności i znajomości przepisów prawa pracy. Oto najczęstsze błędy, których warto unikać:

brak pisemnej formy wypowiedzenia,
niewskazanie przyczyny wypowiedzenia (jeśli jest wymagana),
podanie niewłaściwego okresu wypowiedzenia,
niezgodność dat w dokumentach,
niedochowanie procedur konsultacyjnych z organizacją związkową (jeśli dotyczy).

Unikanie tych błędów pozwoli na sprawne i zgodne z przepisami przeprowadzenie procesu rozwiązania umowy o pracę.

Co warto zapamietać?:

Wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronne oświadczenie, które wymaga przestrzegania przepisów prawa pracy.

Okres wypowiedzenia wynosi: 2 tygodnie (do 6 miesięcy pracy), 1 miesiąc (6 miesięcy – 3 lata), 3 miesiące (powyżej 3 lat).

Wypowiedzenie powinno być sporządzone na piśmie i zawierać m.in. dane stron, datę umowy, okres wypowiedzenia oraz przyczynę (jeśli wymagana).

Pracownik ma prawo do dni wolnych na poszukiwanie pracy: 2 dni (2-tygodniowy lub 1-miesięczny okres wypowiedzenia), 3 dni (3-miesięczny okres wypowiedzenia).

Najczęstsze błędy to brak pisemnej formy, niewskazanie przyczyny wypowiedzenia oraz podanie niewłaściwego okresu wypowiedzenia.