Wirtualne biuro jest bardzo dobrym rozwiązaniem dla osób, które wykonują pracę zdalną. Każda firma ma swoją siedzibę i adres, gdzie została zarejestrowana. Istnieje możliwość rejestracji firmy pod adresem zamieszkania, ale taki zabieg to nie zawsze dobre rozwiązanie, dlatego jest możliwość skorzystania z biura wirtualnego.
Co to jest wirtualne biuro i jak działa?
Wirtualne biuro nazywane jest e-biurem. Jest to usługa, która polega na outsorcigu usługi biurowej przedsiębiorstwa bez konieczności obecności fizycznej w miejscu siedziby firmy.
Podstawą usługi e-biura jest adres, który wykorzystywany jest do zarejestrowania przedsiębiorstwa oraz odbierania służbowej korespondencji, która wysyłana jest na adres wirtualnego biura.
Wybór wirtualnego biura
Podczas wyboru wirtualnego biura ważna jest jego lokalizacja, ponieważ ma ona ogromny wpływ na dobry wizerunek firmy. Lokalizacja firmy wpływa także na to, do jakiego Urzędu Skarbowego będzie podlegać przedsiębiorstwo.
E-biuro to przestrzeń biurowa, która umożliwia ustawienie w nim biurka oraz krzesła, a także pozwala skorzystać z sali konferencyjnej. Ta opcja przydaje się szczególnie wtedy, kiedy pracownik musi spotkać się ze swoim klientem.
Biura wirtualne powinny być wybierane tak, aby patrzeć na przyszłą perspektywę, ponieważ najlepiej, aby służyły one na lata. Taki krok pozwoli zbudować wiarygodność firmy, bo częste zmienianie adresu źle może na to wpłynąć.
Kto może skorzystać z wirtualnego biura?
Wirtualne biuro jest dobrym rozwiązaniem dla osób prowadzących firmę, ale nie potrzebujących przestrzeni biurowej. Jest to sposób na obniżenie kosztów związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, ponieważ adres e-biura służy głównie do odbierania korespondencji i uwiarygodnienia istnienia firmy.
Biuro wirtualne sprawdza się u osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, np. freelancerów, sklepów internetowych lub firm szkoleniowych.
Wady i zalety biura wirtualnego
Główną zaletą e-biura jest obniżenie koszów związanych z wynajęciem stacjonarnego biura. Koszt wirtualnego biura wynosi od 100 zł w górę w zależności od jego lokalizacji. Kolejną zaletą jest możliwość rozliczenia kosztów uzyskanego przychodu. Decydując się na skorzystanie z usługi wirtualnego biura, często można także liczyć na fachową pomoc księgowości lub dodatkowo skorzystać z usług sekretariatu. Jeśli wirtualne biuro znajdować będzie się w prestiżowej lokalizacji, wówczas bardzo korzystnie wpłynie to na dobry wizerunek przedsiębiorstwa.
Największą wadą biura wirtualnego jest duże zainteresowanie Urzędu Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, co skutkuje częstymi i regularnymi kontrolami. Kolejną wadą jest opóźnienie w dostarczaniu poczty lub odczytywaniu wiadomości mailowych. Wynajmujący wirtualne biuro nie ma wpływu na to kto dostaje jego adres. Może zdarzyć się też tak, że pod jednym adresem znajdować się będą przedsiębiorstwa niemające zbyt dobrej reputacji, co wpłynie na pozostałe firmy.
