Umowa zlecenie po umowie o pracę u tego samego pracodawcy – co warto wiedzieć?

Data publikacji: 2025-11-18

Zmiana formy zatrudnienia z umowy o pracę na umowę zlecenie u tego samego pracodawcy to temat budzący wiele kontrowersji i wątpliwości prawnych. Przepisy prawa pracy w Polsce jasno określają granice między tymi dwiema formami zatrudnienia. W artykule przyjrzymy się, jakie są zasady, ryzyka i konsekwencje związane z takim rozwiązaniem.

Jakie są różnice między umową o pracę a umową zlecenie?

Podstawową różnicą między umową o pracę a umową zlecenie jest charakter relacji między stronami. Umowa o pracę regulowana jest przez Kodeks pracy i zakłada ścisłe podporządkowanie pracownika pracodawcy, w tym obowiązek wykonywania pracy w określonym miejscu i czasie. Z kolei umowa zlecenie podlega Kodeksowi cywilnemu i opiera się na bardziej elastycznych zasadach, związanych z wykonywaniem określonych czynności na rzecz zleceniodawcy.

W przypadku umowy o pracę pracownik ma zagwarantowane prawa, takie jak:

prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego,
ochrona przed zwolnieniem,
minimalne wynagrodzenie za pracę,
dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych i w nocy.

Z kolei umowa zlecenie nie przewiduje takich gwarancji, co sprawia, że jest bardziej korzystna dla pracodawcy z punktu widzenia kosztów zatrudnienia. Jednakże zleceniobiorca ma większą elastyczność w zakresie miejsca i czasu wykonywania pracy, co może być atrakcyjne dla osób ceniących sobie niezależność.

Co mówi prawo o zmianie umowy o pracę na umowę zlecenie?

Przepisy Kodeksu pracy jednoznacznie wskazują, że nie można zastąpić umowy o pracę umową cywilnoprawną, jeżeli warunki wykonywania pracy pozostają takie same. Zgodnie z art. 22 § 12 Kodeksu pracy, jeśli praca wykonywana w ramach umowy zlecenie spełnia cechy stosunku pracy, to umowa ta może zostać uznana za umowę o pracę. W praktyce oznacza to, że:

praca musi być wykonywana w podporządkowaniu kierownictwu pracodawcy,
miejsce i czas pracy są określone przez pracodawcę,
pracownik nie ma swobody w organizacji swojej pracy.

Jeżeli te warunki są spełnione, Państwowa Inspekcja Pracy lub ZUS mogą zakwestionować umowę zlecenie i uznać ją za umowę o pracę. W takim przypadku pracodawca ryzykuje nałożenie kary grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł oraz konieczność wypłaty zaległych świadczeń pracowniczych.

Stanowisko Sądu Najwyższego

Orzecznictwo Sądu Najwyższego potwierdza, że decydujące znaczenie ma faktyczny sposób wykonywania pracy, a nie sama treść umowy. W wyroku z dnia 24 lutego 2021 r. (sygn. akt III USKP 32/21) Sąd Najwyższy podkreślił, że jeżeli umowa ma cechy charakterystyczne zarówno dla stosunku pracy, jak i umowy cywilnoprawnej, to należy ustalić, które z tych cech przeważają.

„Decydujące znaczenie w procesie sądowego badania, czy dany stosunek prawny jest stosunkiem pracy, ma ustalenie, czy praca wykonywana w ramach badanego stosunku prawnego faktycznie ma cechy wymienione w art. 22 § 1 K.p.”

Jakie są konsekwencje nieprawidłowej zmiany umowy?

Nieprawidłowe zastąpienie umowy o pracę umową zlecenie może prowadzić do wielu problemów prawnych i finansowych dla pracodawcy. Oto najważniejsze z nich:

Kara grzywny od Państwowej Inspekcji Pracy – od 1000 zł do 30 000 zł.
Konieczność wypłaty zaległych świadczeń pracowniczych, takich jak ekwiwalent za urlop czy wynagrodzenie za nadgodziny.
Obowiązek uregulowania zaległych składek ZUS wraz z odsetkami.
Możliwość wystąpienia pracownika do sądu pracy o uznanie umowy zlecenie za umowę o pracę.

Warto również pamiętać, że ZUS i Państwowa Inspekcja Pracy coraz częściej kontrolują przedsiębiorstwa, które nagle rezygnują z umów o pracę na rzecz umów cywilnoprawnych, zwłaszcza gdy dotyczy to tych samych pracowników.

Przykłady z praktyki

Przykłady z różnych branż pokazują, jak ryzykowne może być nieprawidłowe zastąpienie umowy o pracę umową zlecenie:

Branża IT: Programista zatrudniony na umowę zlecenie, ale wykonujący te same obowiązki co wcześniej na umowie o pracę, może zostać uznany za pracownika w świetle prawa pracy.
Branża usługowa: Kelnerka, która pracuje na takich samych warunkach co wcześniej na umowie o pracę, traci prawo do zasiłku chorobowego, co staje się problematyczne w razie choroby.
Branża budowlana: Pracownicy budowlani, którzy przeszli na umowy zlecenie, ale nadal pracują pod kierownictwem pracodawcy w określonym miejscu i czasie, narażają firmę na wysokie kary finansowe.

Jakie warunki musi spełniać umowa zlecenie, aby była zgodna z prawem?

Aby umowa zlecenie była zgodna z prawem i nie została zakwestionowana, musi spełniać określone warunki:

Zleceniobiorca powinien mieć elastyczność w zakresie miejsca i czasu wykonywania pracy.
Praca powinna być wykonywana na zasadach niezależności, bez stałego nadzoru zleceniodawcy.
Zleceniobiorca powinien mieć prawo do zapewnienia zastępcy w razie swojej nieobecności.
Rozliczanie powinno odbywać się na podstawie efektów pracy, a nie godzin pracy.

Pracodawca, który chce uniknąć ryzyka, powinien dokładnie przeanalizować charakter pracy i sposób jej wykonywania. W razie wątpliwości warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.

Jakie składki ZUS obowiązują przy umowie zlecenie?

W przypadku umowy zlecenie zawartej z własnym pracownikiem, składki ZUS są naliczane na takich samych zasadach jak w przypadku umowy o pracę. Podstawę wymiaru składek stanowi łączny przychód z obu umów. Warto jednak pamiętać, że:

Studenci do 26. roku życia są zwolnieni z obowiązku odprowadzania składek ZUS.
W przypadku zbiegu tytułów do ubezpieczeń społecznych, składki mogą być naliczane w sposób dobrowolny, jeśli wynagrodzenie z umowy o pracę przekracza minimalne wynagrodzenie.

Pracodawca powinien również pamiętać o obowiązku ewidencjonowania czasu pracy zleceniobiorcy, co jest istotne w przypadku kontroli.

Raport RCA

Wynagrodzenie z umowy zlecenie i umowy o pracę powinno być wykazywane w jednym raporcie RCA. Należy pamiętać, aby:

pracownik był zgłoszony kodem ubezpieczenia 01 10,
sumować wynagrodzenie z obu umów,
unikać błędów polegających na zgłaszaniu pracownika jako osobnego tytułu do ubezpieczeń.

Poprawne rozliczanie składek jest kluczowe, aby uniknąć problemów z ZUS.

Co warto zapamietać?:

Umowa o pracę zapewnia pracownikom prawa takie jak płatny urlop, ochrona przed zwolnieniem i minimalne wynagrodzenie, podczas gdy umowa zlecenie oferuje większą elastyczność, ale mniejsze gwarancje.

Nie można zastąpić umowy o pracę umową zlecenie, jeśli warunki pracy pozostają takie same; w przeciwnym razie umowa zlecenie może zostać uznana za umowę o pracę przez ZUS lub PIP.

Nieprawidłowa zmiana umowy może skutkować karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł oraz koniecznością wypłaty zaległych świadczeń pracowniczych.

Aby umowa zlecenie była zgodna z prawem, zleceniobiorca musi mieć elastyczność w zakresie miejsca i czasu pracy oraz prawo do zapewnienia zastępcy.

Studenci do 26. roku życia są zwolnieni z obowiązku odprowadzania składek ZUS, a wynagrodzenie z umowy zlecenie i umowy o pracę powinno być wykazywane w jednym raporcie RCA.