Osoby, które umieją efektywnie zarządzać czasem szybciej wykonują swoje zadania i dzięki temu mają więcej wolnego. Jak nauczyć się zarządzać czasem, by móc cieszyć się większą swobodą?
Zarządzanie czasem – co to jest?
Zarządzanie czasem polega na dokładnej analizie zadań. Ważne jest, by wiedzieć ile czasu zajmie jego wykonanie, znać swoje mocne i słabe strony, a co najważniejsze konsekwentnie wykonywać to, co zostanie zaplanowane.
Jednym z ważniejszych elementów zarządzania czasem jest umiejętność wyznaczenia sobie najważniejszych celów. Ważne jest posegregowanie celów od tych najważniejszych do najmniej istotnych. Planowanie pracy jest kolejnym elementem, który ma wpływ na wykonanie zadania. Ważne jest dokładne określenie czasu, który jest niezbędny, by wykonać zadanie.
Warto pamiętać, że planowanie dotyczy celów długo, jak i krótkoterminowych. Planując swój dzień, tydzień, a nawet miesiąc nie umkną nam zadania, które są ważne, ale nie pilne. Kolejnym punktem jest wykonanie planu. Dobry plan to połowa sukcesu, nie przyda się on jednak, gdy na planowaniu poprzestaniemy.
Ważne jest wykonanie planu w ramach czasowych, które zostały założone dla konkretnego zadania. Jest to esencja efektywnego zarządzania czasem. Ostatnim punktem jest kontrolowanie postępów. Koniecznie trzeba sprawdzać, czy zadania zostały wykonane starannie. Monitoring wykonanych zadań ma na celu również pomóc w ustaleniu czasu wykonywanych zadań. To dzięki kontroli można nauczyć się określać prawidłowo czas niezbędny dla każdego zadania.
Jak zarządzać czasem?
Pomocne w zarządzaniu czasem są metody, które zostały opracowane przez naukowców. To dzięki nim można efektywnie i skutecznie wykonywać swoje zadania.
Zarządzanie czasem metodą 80/20 mówi, że 20 % wysiłku wkładanego w wykonanie zadania przynosi 80 % wyników. Kluczowe jest to 20 %, które odpowiedzialne jest za sukces. Warto również mieć na uwadze odwróconą zasadę Pareto, która mówi, że to 20 % działań generuje problemy.
Ważne jest, by znaleźć w sobie te 20% zachowań i działań, które są przyczyną naszych porażek. To właśnie te działania należy wykluczyć, by uniknąć porażek.
Kolejna zasada zarządzania czasem jest również oparta na metodzie Pareto. Jest to metoda priorytetów ABC.
Pierwszym krokiem pracy zgodnie z metodą ABC jest wypisanie wszystkich zadań, które należy wykonać. Następnie należy je podzielić na kategorie. W pierwszej kategorii A znajdą się zadania bardzo ważne, które stanowią 15 % wszystkich zadań, ale za to dają 65 % wydajności. Do grupy B należy przypisać zadania, które stanowią 20 % wszystkich zadań, ale przynoszą wyłącznie 20 % wydajności. Trzecia, ostatnia grupa to zadania pozostałe, które nie są istotne, ale trzeba je wykonać.
Najważniejszym etapem planowania jest umiejętność podzielenia zadań tak, by w pierwszej kolejności wykonać te, które są najważniejsze, a dopiero później przejść do zadań mało znaczących. Nie jest to łatwe, gdyż zadania przynoszące największy efekt często są trudne do wykonania. Dużo łatwiej na liście odhaczyć zadanie mało znaczące.
Efektywne zarządzanie czasem to umiejętność, która pozwala osiągnąć satysfakcję z pracy. Zadania są wykonywane lepiej a wolnego czasu pozostaje więcej.
