Zarządzanie projektem jest sztuką realizacji złożonego zadania wraz z grupą osób, których zadaniem będzie wykonanie poszczególnych elementów całości. Zarządzający ma czuwać nad terminowym i prawidłowym przebiegiem prac i koordynować wszystkie działania. To duża odpowiedzialność i poważne zobowiązanie. Zarządzania projektami menedżerowie uczą się uczestnicząc projektach i podpatrując starszych stażem kolegów, ale warto też uzupełnić wiedzę w trakcie specjalistycznego kursu.
Zarządzanie projektem koncentruje się na czterech zagadnieniach:
- planowaniu wstępnemu
- planowaniu szczegółowemu, wdrożeniu
- uruchomienie i monitorowaniu
- ocenie wykonania (przeglądowi)
Do udziału w szkoleniach zapraszamy przede wszystkim osoby zarządzające projektami, team leaderów i menedżerów, ale cenną wiedzę wyniosą z nich także inni pracownicy. Dzięki udziałowi w szkoleniach będą mogli, przy okazji realizacji kolejnych projektów, lepiej rozumieć dynamikę pracy i zaplanować swój udział w procesie.
Czym jest zarządzanie projektami?
Jeśli projekt rozumiemy jako to zbiór zadań niezbędnych do osiągnięcia określonego celu – a im więcej zadań i zaangażowanych osób, tym bardziej precyzyjnie muszą zostać opisane kolejne kroki – to zarządzanie projektami to umiejętność zarządzania wszystkimi poszczególnymi etapami, które finalnie składają się na projekt.
Zaplanowanie podziału obowiązków i kolejności działań ma duży wpływ na jakość pracy i czas wykonania projektu – im lepiej określone zostaną poszczególne cele, tym większa szansa, że uda się zrealizować projekt zgodnie z założeniami.
W amerykańskim podręczniku zarządzania „A Guide to the Project Management, The Body of Knowledge” napisano, że ,,zarządzanie projektami jest zastosowaniem wiedzy, umiejętności, narzędzi i technologii w czynnościach projektu, aby osiągnąć lub przewyższyć potrzeby i oczekiwania zleceniodawców. Działania te niezmiennie wymagają balansowania między poszczególnymi elementami: celem, czasem, kosztem i jakością”. To balansowanie jest sztuką, której można się nauczyć.
Dlaczego odpowiednie zarządzanie projektami jest ważne?
Zarządzanie projektami jest sposobem na to, by zaplanować pracę i zagwarantować, że kolejne kroki w jej toku doprowadzą do założonego celu. Zarządzanie można porównać do przepisu kulinarnego: choćby chęci były najlepsze, to bez listy składników i opisu kolejnych działań nie da się upiec ciasta.
Przy zarządzaniu projektami sytuację dodatkowo komplikuje fakt, że to działania wieloetapowe, które angażują znaczne środki finansowe i czas pracowników. Menedżer ani team lider nie mogą sobie pozwolić na to, by zostały one zmarnowane przez błędne planowanie, nieuwzględnienie istotnych elementów, brak podziału zadań albo niewystarczającą koordynację.
Właściwie zaplanujesz zasoby i zakres projektu
Zanim na budowie wbita zostanie pierwsza łopata, zespół inżynierów i architektów przygotowuje plany, rysunki, uzgodnienia. Tak samo jest przy każdym innym projekcie: należy zdefiniować cel, a następnie rozpisać kolejne etapy i rozdzielić zadania, a także ustalić sposób weryfikowania, czy poszczególne etapy zostały zakończone zgodnie z założeniami (assesment).
Szczegółowy plan wszystkich kluczowych kroków pozwoli skutecznie zrealizować cele projektu, a dzięki rozpisaniu tych kroków możliwe będzie kontrolowanie poszczególnych etapów. Plan to taki „rozkład jazdy” na cały czas realizacji projektu.
Poprawnie oszacujesz budżet
Obok wyszczególnienia kolejnych kroków, należy określić koszty związane z ich realizacją. Składają się na nie czas pracy i zaangażowanie pracowników oraz specjalistów spoza organizacji, a także wszelkie licencje, technologie, przedmioty, które należy zakupić, by zrealizować projekt. To także koszty wyjazdów służbowych, zlecenia zewnętrznych konsultacji – słowem, ogół wydatków, które złożą się na realizację projektu.
Ukończysz projekt w założonym czasie
Wyszczególnieniu kolejnych etapów musi towarzyszyć określenie terminu ich realizacji i oraz wskazanie efektu, którego wystąpienie można uznać za zakończenie tego etapu. W ten sposób powstaje harmonogram prac.
Ocenisz wyniku projektu i podsumujesz go z interesariuszami
Każdy projekt musi podlegać ewaluacji, czyli ocenie, która ma odpowiedzieć na pytanie, czy udało się osiągnąć oczekiwane efekty i czy realizacja projektu była ogóle zasadna. Taka ocena będzie przydatna przyszłości, gdyż będzie służyła jako wskazówka dla przyszłych projektów.
Zyskaj fachową wiedzę na kompleksowych szkoleniach
Szkolenia zarządzanie projektami pozwala zdobyć niezbędne informacje dotyczące tego, jak go sprawnie zaplanować i zrealizować. Zarządzanie projektem to rozłożony w czasie proces. Wymaga umiejętności planowania, budżetowania, rozdzielania obowiązków i oceniania poszczególnych faz pracy. Niejednokrotnie menedżerowie nie mogą skupić się na wykonaniu tylko jednego projektu, ale zajmują się też innymi rzeczami i zarządzają zespołami, wobec czego muszą umiejętnie dzielić czas i uwagę pomiędzy różne zadania.
Doświadczenie zdobyte przy poprzednich projektach pozwala z powodzeniem kierować kolejnymi zadaniami, niemniej nawet doświadczeni menedżerowie i team leaderzy mogą uzupełniać wiedzę uczestnicząc w specjalistycznych kursach poświęconych w całości zarządzaniu projektami.
Uczestnicy szkoleń uczą się ustalania priorytetów i celów, kierowania zespołem i delegowania zadań oraz kontrolowania realizacji kolejnych etapów. Dowiedzą się, jak określić budżet projektu, a kolejnych etapach – ocenić pracę zespołu projektowego, kompletować dokumentację i przygotować ewaluację.
Materiał zewnętrzny
